广东碧桂园职业学院学生档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条  为进一步加强学生档案收集和管理工作，提高档案管理水平，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》和《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，结合学院实际，制订本办法。

第二条  学生档案是反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭情况的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

学生档案管理是指学院对学生档案材料的收集、整理、归（建）档、保管、利用、转递等的相关管理工作。    

第三条  本办法适用于我院各教学系部在校大学生。

第二章 档案管理原则、机构及职责

第四条  学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。

第五条  学生工作处档案管理中心负责集中管理全院在校生的学生档案。其管理职责包括：

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料；

（二）办理学生档案的查阅、借阅；

（三）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；

（六）负责毕业生档案管理工作；

（七）办理其它有关学生档案事项。

第六条  教务科研处、各教学系部要及时向学生工作处提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；各教学系部级相关职能部门按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作；就业指导服务部门负责毕业生档案转递工作。

第三章 档案材料收集与整理

第七条  为使学生档案适应人事工作的需要，在校期间学生档案应不断充实内容。毕业时学生档案中应有以下材料：

（一）入学材料：招生就业办公室提供的招生录取材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、中学学业水平成绩单、中学综合素质评价表、中学德育考核表、高中阶段奖惩材料、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团（入党）申请书及志愿书、家庭情况（包括家庭困难证明，身份证及户口簿复印件）等材料；

（二）学习材料：教务科研处提供的各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩单等材料；

（三）学籍材料：教务科研处提供的退学、结业、肄业、休学、转学、转专业、保留入学资格、复学、出国、死亡等变更材料；

（四）鉴定材料：学生工作处提供的综合测评、诚信评价等材料。

（五）实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料；

（六）毕业材料：各教学系部和相关职能部门提供的高校毕业生登记表、学年鉴定表、毕业生就业报到证等材料；

（七）奖励材料：各教学系部和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（优秀学生标兵、优秀学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如《奖励审批表》）；

（八）处分材料：学生工作处和教务科研处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；

（九）组织材料：入党（入团）申请书、志愿书、自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料；

（十）出国材料：因公（私）出国（境）审查表、备案表等材料；

（十一）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；

（十二）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第四章 档案材料的归档和移交

第八条  学生档案及归档材料在校内流转、移交，应遵照以下规定进行。

（一）招生部门在招生工作结束后，应及时按录取新生名册向各教学系部移交新生电子档案及贫困生档案。

（二）新生报到时，各教学系部应及时收取学生本人携带的原始档案。

（三）新生入学后，各教学系部在对新生入学资格进行复查时，应认真核查新生档案材料，如发现档案材料不齐全的，应通过学院招生部门，向该生原所在学校或单位催调补齐。确因客观原因无法补齐的，须在该生档案目录上注明。复查合格后正式建立学生档案，进行登记、换袋、编号，填写档案目录。

（四）各教学系部及相关职能部门应当定期将工作中形成的、符合本办法第七条规定的正式有效材料移交各教学系部归档，并办理移交手续。各教学系部应将接收的学生档案材料及时登记、归档，同时做好本教学系部有关工作中形成的学生档案材料的归档工作。

第九条  各教学系部及相关职能部门提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，标明归档材料的主办部门（单位）及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应当有本人签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、碳素笔书写。不得使用圆珠类油笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

《学生登记表》、《高等院校毕业生登记表》是学生在校期间的重要学籍和学习履历证明，应根据学生在校期间情况如实填写、及时归档。

第十条  学生档案或相关归档材料在移交时，移交方须填写 “档案材料移交单”，由交接双方经办人当面检查验收，核对无误后履行签字手续。移交单一式两份，交接双方各执一份。

如移交材料不符合归档要求，接收单位有权拒收，移交单位应当按档案管理规定重新组织办理补交。

第五章 档案转递

第十一条  学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等原因发生学籍变动的，应当及时办理档案转递手续。本人不能办理的，由所在教学系部协助办理。

学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过专门机构寄送、转递，必要时可派专人送取。原则上学生档案不得交由本人自带，如有特殊原因可自带的，应出示用人单位调档函或相关证明。

第十二条  在校内转专业的学生，籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关教学系部；有关教学系部在接到学生学籍变更通知书后，应及时开具证明来学生工作处重新编号整理存档。

第十三条  转到其他学校学习的学生，有关教学系部应当在接到学生转学通知后及时开具证明，在学生工作处办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起1个月未收到回执者，学生工作处应与档案接收单位联系，加以确认。

第十四条  由其他学校转入我院的学生，有关教学系部在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并持相关证明前来学生工作处存档。

第十五条  毕业生档案的转递工作，由就业指导服务部门按有关规定组织实施，并遵照以下要求：

（一）毕业生到机关、事业单位、国有企业等具有档案管理权限的单位就业的，其档案寄送至就业单位档案管理部门；到私营企业、外资企业就业或自主创业、从事自由职业等无档案管理权限的单位就业的，档案可寄送至就业地或原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供人事代理服务。

（二）毕业生出国留学的，可将档案转递至具备海外学历认证资质的人事代理机构。

（三）未落实就业单位或暂缓就业的毕业生，其档案需按规定寄送至原籍或家庭所在地人事管理部门，也可根据实际情况选择各省市公共就业和人才服务机构。

因学院不具备毕业生人事关系代理及档案管理资质，原则上不建议毕业生将档案留在学院存放。因特殊情况确有需要的，可申请档案暂由学院保管，保管期限最长为两年，两年内未办理档案转递手续的，其档案由学院发回原籍所在地就业管理部门指定的公共就业和人才服务机构。

（六）毕业生到就业单位报到或档案寄送至公共就业和人才服务机构后，应立即向报到单位档案管理部门或公共就业和人才服务机构查询本人档案是否签收。如未收到档案，应及时与所在学院档案邮寄负责人咨询。

（七）如遇相关文件或政策调整，以最新文件或政策的要求为准。

第十六条  申请自费出国或主动申请退学的学生，在征求学生本人意见后，其档案应按规定寄送至有关单位代管。

第十七条  受学院退学处理决定、开除学籍处分决定的学生，其档案由学生工作处寄送至学生原籍所在地指定的档案管理部门，并及时告知学生本人或学生家长。

第十八条  当年未报到入学的新生，其档案由学院转回生源所在地招生部门。

第十九条  因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案两年，两年后转寄回学生生源所在地。

第六章 档案查阅与使用

第二十条  从事学生教育与管理工作的学院有关部门和系部负责人、辅导员等相关人员，因工作需要可在档案管理人员监督下查阅学生档案，并办理登记手续。

校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案的，须提供所在系部或相关职能部门出具的书面证明，经主管负责人批准后，在档案管理人员监督下查阅学生档案，并办理登记手续。

校外人员因工作需要查阅学生档案，应持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经主管负责人批准后方可在档案管理人员监督下查阅学生档案，并办理登记手续。

档案管理人员应当在查阅人归还档案时，认真核对、清点档案材料。

第二十一条  学生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，说明借阅理由及归还时间，经主管负责人批准后办理借阅手续。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人。

借阅仅限于加盖公章的档案复印件，该复印件与原件具有相同的法律效力，原件一律不准借阅。

外借复印件归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续后对档案复印件进行销毁。

第二十二条  查（借）阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第二十三条  学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制本人有关材料的，应当由学生本人提出书面申请，说明材料内容和使用意图，经主管负责人批准后，由档案管理人员办理查阅手续。

由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明。

第七章 档案日常管理

第二十四条  学生档案属需妥善保管的内部文件。学生工作处档案管理中心要确定专门管理人员，完善档案管理硬件设施，优化档案保管与存放环境，确保学生档案的存放安全，维护学生档案管理的严肃性。学生档案管理人员如发生工作变动，应当及时做好档案管理工作的交接手续。

第二十五条  根据档案管理要求收集的归档材料，任何人不得随意更改、抽出、销毁。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出或销毁的，应经由学院学生工作处和系部负责人集体讨论，提出处理意见，并视情况报相关领导批准。

第二十六条  学生工作处应不断改进和完善学生档案管理的规章制度，加强学生档案管理队伍建设，定期组织业务培训，不断提高学生档案管理工作水平，推进学生档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

第二十七条  每年毕业生派遣前和新生入学后的三个月内，学生工作处部署落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、建档的各项工作。

第二十八条  学院定期对学生档案管理工作进行督查，及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

第二十九条  学生档案日常管理要设立专门的学生档案存放空间，档案存放处要坚固、安全，应具备防火、防潮、防盗、防光、防鼠、防虫蛀、防尘、防高温等功能，并应经常检查以确保安全。

第八章  附则

第二十七条   本办法与现行法律、法规、部门规章相抵触的，以法律、法规、部门规章为准。现行法律、法规及政策未明确规定且本办法未尽事项，以主管院领导批复为准。

第二十八条   本办法由学生工作处负责解释。

第二十九条   本办法自公布之日起实施。