广东碧桂园职业学院文件
院综字〔2014〕2号
广东碧桂园职业学院公文处理规定（试行）
第一条 学院常用的公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门及人员、变更或者撤销院内部门不适当的决定事项等。
（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（三）通知。适用于发布、传达要求院内部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（五）议案。适用于工会代表向院教代会或工代会提请审议事项，或在我院的省、市、区人大代表向省、市、区人大提请审议事项。
（六）报告。适用于向上级机关或单位汇报工作、反映情况，回复上级机关或单位的询问。
（七）请示。适用于向上级机关或单位请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复各部门请示事项。
（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复事项。
（十一）会议纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（十二）工作计划。学院为完成一定时期的任务而事先所作的安排与打算。由于内容的差别和期限的不同，计划又分为“安排”“规划”“方案”“设想”“要点”等。
（十三）工作总结。适用于对前一阶段工作或一个任务完成情况进行系统回顾、分析、归纳、研究，作出评价，得出经验和教训，以及规律性的认识。
（十四）制度。学院制定的要求有关人员在某方面或某类事项上共同遵守的规则或程序。
第二章 公文格式
第二条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送机关或单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关或单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。
学院公文的发文标志暂定以下几种：
1、“文件格式”的公文
（1）广东碧桂园职业学院文件
用于学院对各项工作做出重要决策、工作部署，向下级印发重要通知、批复重要事项，向上级报告、请示重要工作和同市直有关部门、兄弟院校协商重要事宜，以及其他需要用学院文件印发的公文。发文标志为 “广东碧桂园职业学院文件”，加盖“广东碧桂园职业学院”印章。
（2）中共广东碧桂园职业学院委员会文件
用于学院党委作出重要工作部署，向上级党组织报告重大事项，干部任免以及其他需要用中共广东碧桂园职业委员会文件印发的公文。发文标志为 “中共广东碧桂园职业学院委员会文件”，加盖“中共广东碧桂园职业学院委员会”印章。
（3）纪委、工会、团委文件
纪委、工会、团委发文，可根据工作需要直接对外，其发文字号的机关代字分别编为“院纪” “院工” “院团委”。发文标志分别为“中共广东碧桂园职业学院纪律检查委员会” “广东碧桂园职业学院工会委员会” “共青团广东碧桂园职业学院委员会”，加盖发文单位印章。
2、“信函格式”的公文
（1）广东碧桂园职业学院函件
用于广东碧桂园职业学院就具体事项与有关部门或单位商洽工作，询问、答复问题和礼仪往来，以及其他需以广东碧桂园职业学院函件形式行文的公文。发文字号为 “院函〔 〕×号”，由综合事务部统一编号。发文标志为 “广东碧桂园职业学院”，加盖“广东碧桂园职业学院”印章。
（2）中共广东碧桂园职业学院委员会函件
用于学院党委就具体事项与有关部门或单位商洽工作，询问、答复问题和礼仪往来，以及其他需要以中共广东碧桂园职业学院委员会函件形式行文的公文。发文字号为“院党函〔〕×号”，由综合事务部统一编号。发文标志为“中共广东碧桂园职业学院委员会”，加盖“中共广东碧桂园职业学院委员会”印章。
3、会议纪要
用于记载和传达会议的主要情况、议定事项和主要精神。分为 “广东碧桂园职业学院院务会议纪要”“广东碧桂园职业学院院长办公会议纪要”和“中共广东碧桂园职业学院委员会会议纪要”等三种，由综合事务部统一编号。
4、工作简报
用于向上级机关或单位反映和报告学院重要工作情况，向下级部门推广经验、指导工作；与同级单位相互沟通和交流情况。由综合事务部统一编号，发文标志为 “广东碧桂园职业学院工作简报”。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。如以学院名义发文：
1、涉及学院全局性、综合性问题的公文，编号为“院字〔 〕×号；
2、业务性公文，使用学院代字加主办部门代字。如综合事务部以学院名义的发文，编号为“院综字〔 〕×号”。
3、函件。院级函件，编号为“院函〔 〕×号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送机关或单位。公文的主要受理机关或单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。学院对各部、室、中心等职能部门发文，用“各部、室、中心”的统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称，与公文主体一起装订、发送。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
联合上报的公文，由主办部门加盖印章；联合下发的公文，发文部门均应加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关或单位。除主送机关或单位外需要执行或者知晓公文内容的其他机关或单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发部门和印发日期。公文的送印部门和送印日期。
第三条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第四条 公文用纸幅面采用国际标准A4型,左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第三章 行文规则
第五条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关或单位。
第七条 向上级机关或单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关或单位，根据需要同时抄送相关上级机关或单位，不抄送下级部门。
（二）受双重领导的单位向一个上级机关或单位行文，必要时抄送另一个上级机关或单位。
（三）下级部门的请示事项，如需以本单位名义向上级机关或单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关或单位。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级机关或单位负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关或单位负责人报送公文，不得以学院负责人名义向上级机关或单位报送公文。
第八条 向下级部门行文，应当遵循以下规则：
（一）主送受理部门，根据需要同时抄送发文单位的直接上级机关或单位。
（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，单位应当责令其纠正或者撤销。
第九条 学院内各部门不能对外正式行文。
第十条 院内各部门向学院呈报的各种公文一律送交综合事务部处理。
第十一条 院内公文一般在5个工作日内办结；向学院呈送的待签发公文应提前3日送交综合事务部。
第四章 公文拟制
第十二条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十三条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）公文涉及其他单位或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位或者部门意见，力求达成一致。
（七）草拟公文应当先填写“广东碧桂园职业学院发文呈批表”。文稿一律采用A4纸张打印，并附电子版。
第十四条 公文文稿签发前，应当由综合事务部进行审核。
第十五条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
第十六条 以学院名义制发的上行文、平行文、下行文，涉及学院综合工作的，由院长签发；专项工作行文的由院长或分管院领导签发。
第十七条 综合事务部根据学院授权制发的公文，由学院领导签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署部门的负责人会签。
第五章 院外来文处理流程
第十八条 院外来文指学院收到的上级机关或院外其他单位来文，以及学院各部门开会带回的发给学院的公文或有关对口业务部门直接寄到职能部门的应由学院处理的文件。
第十九条 对收到的院外来文统一由综合事务部办理，各单位不得自存自处。院外来文处理包括签收、登记、拟办、传阅、转发、承办、催办、办结等程序。
（一）签收。对院外来文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。如发现问题，应当及时向发文机关查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。应当将文件标题、密级、急件、文号、发文机关、成文日期、收发文日期、办结时间及办理事项逐项填写清楚。
（三）拟办。综合事务部根据来文内容提出阅知、阅示、阅处或阅办意见。
阅知：阅览文件了解精神和内容。
阅示：院领导阅览文件并给予指示。
阅处：职能部门负责人阅览文件并提出办理文件的方案、意见和建议等。
阅办：按院领导对文件的批示或文件规定办理文件。
（四）传阅。综合事务部根据拟办意见，将文件送院领导或通知承办单位阅知、阅示、阅处或阅办。
（五）转发。综合事务部根据批示将文件送有关负责人和部门进行转发处理。
（六）承办。阅知性公文，综合事务部应当根据公文内容、要求和工作需要确定阅知范围后分送。批办性公文，综合事务部应当提出拟办意见报学院领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（七）催办。综合事务部对文件的承办情况进行督促检查。对重要文件应当及时催办，对一般文件应当定期催办，并随时或者定期向综合事务部主任反馈办理情况。
（八）办结。文件办理完毕，承办部门在文件呈批表“承办情况栏”中清楚写出办理结果，并将公文退回综合事务部。
第二十条 院领导批阅文件时间一般不超过2个工作日，如遇到出差等不在学院的，由综合事务部电话请示阅批意见。
第二十一条 主办公文部门接到文件后，原则上当天阅处并退回综合事务部，最长不超过2个工作日。如遇到部门负责人出差等原因不能及时阅处的，部门的文件处理工作人员要告知综合事务部。
各部门不得留存公文原件，所有公文原件存放综合事务部。如需要留存公文，在综合事务部复印。
急件随到随办，及时跟踪，按时办结，不得延误。文件传阅要随时掌握公文的去向，做好传阅记录和跟踪。文件有办理时间要求的，按文件规定的时间或拟办要求的时间办结。
第二十二条 要注意密级文件保密，密级文件严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，严格按照公文印发传达范围传阅，按规定的机要通道传递，阅文单位和个人及时阅办阅处，文件不在综合事务部外过夜。
第二十三条 各部门外出开会带回的给学院的文件或上级对口业务部门直接寄到职能部门的给学院的文件，要及时送交综合事务部登记、传阅或存档，不得自存自处。
第六章 院内文件处理流程
第二十四条 院内文件指院内各部门向学院呈报的报告、请示、方案、计划、总结等内部文件。院内文件处理包括拟文、登记、拟办、审批、转办、反馈等程序。
（一）拟文。呈文部门拟文经部门签章后送综合事务部。涉及其他部门的，由呈文部门负责与相关部门联合签章后送综合事务部。
（二）登记。综合事务部对呈文进行初审，认可后编号、登记。
（三）拟办。综合事务部提出拟办意见。
（四）审批。综合事务部按照拟办意见送院领导审批。
（五）转办。根据领导批示意见向呈文部门反馈结果或转相关部门办理。
（六）反馈。综合事务部对由职能部门承办的呈文随时跟踪了解办理情况，并向相关院领导、综合事务部及呈文部门及时反馈办理结果。
第二十五条 院内文件办理送综合事务部，没有通过综合事务部传递造成延误或损失的，由承办部门负责。
院内请示、报告均应送综合事务部，由综合事务部按规定流程办理，一般情况下不直接送院领导。
第二十六条 综合事务部在1个工作日内完成院内来文的拟办，文件一般在5个工作日内办结并反馈意见。
第七章 发文流程
第二十七条 发文指学院对院内、院外印发的“广东碧桂园职业学院”、“中共广东碧桂园职业学院委员会”等红头文件。办理程序包括拟稿、核稿、签发、编印、分送等程序。
（一）拟稿。拟文部门经部门负责人签核后送综合事务部。涉及其他部门的，由拟文部门负责与联合部门会签后送综合事务部。
（二）核稿。综合事务部对公文进行初审后送综合事务部主任复审和会签。
（三）签发。院级公文，综合事务部主任会签后，由综合事务部将公文呈送院长或分管院长签发，一般本着“谁主管谁负责”的原则。重要的请示、报告由院长签发。签发人应签署意见、姓名和日期。
（四）编印。以学院发出的公文，由综合事务部负责编号、排版、缮印、印刷、装订工作。文件印制完毕，经综合事务部主任核对无误后，盖章、登记、分发及存档。以部门名义发出的公文，由该部门负责以上事务。
同一发文形式（指同一种公文版头），按统一顺序编号。文号、印章须与相应的公文版头一致使用。
（五）分送。对外发文由综合事务部分送；对内发文由拟文部门取回分送有关部门。
第二十八条 在公文成文过程中，文件草拟人、部门负责人、初审人、复审人、会签人、签发人均应在公文签发单签字。公文定稿原件留综合事务部存档。
第二十九条 公文签发流程在3个工作日内完成。
第八章 公文归档
第三十条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十一条 联合办理的公文，原件一般由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十二条 文件复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，并视同正式文件妥善保管。
第三十三条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学院综合事务部档案室移交。
第三十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第三十六条 没有归档价值和存查价值的文件，经过鉴别和学院主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当进行登记，并由两人监销，确保不丢失、不漏销。
第三十七条 部门或学院负责人兼任其他部门职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职部门归档。
第三十八条 各部门要树立强烈的档案意识，对上报学院的有关请示、报告、总结等文字材料及上级来文，应做好存档处理保管工作，便于利用和上级检查。
第九章 附 则
第三十九条 学院公文含电子公文。
第四十条 本办法由学院综合事务部负责解释。
第四十一条 本办法自颁布之日起施行。