广东碧桂园职业学院印章管理规定(试行)

 

第一章  总则

 

第一条  为进一步规范学院印章管理，严格印章审批使用程序，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位、社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）和《民政部公安部民办非企业单位印章管理规定》（民政部令〔2000〕20号），结合学院实际，特制定本规定。

 

第二章  印章的刻制、启用和注销

 

第二条　综合事务部全面负责学院印章管理工作，包括印章刻制审批、启用、回收、注销以及使用监管等。

第三条  刻制印章办理程序

（一）综合事务部负责学院各类印章（含学院印章、学院钢印、学院党委印章、院长签字章、业务专用章、部门印章等）刻制，并对各类印章的印模进行备案。

（二）部门单位确需刻制印章的，应向综合事务部提交刻制印章的书面申请，经批准后,由综合事务部到公安机关指定的刻章单位办理印章刻制事宜。

第四条  印章经长期使用磨损需要更换的，或者更换名称需要刻制新印章的，应按规定程序向综合事务部提出申请,经批准后重新刻制印章。旧印章交回综合事务部统一保管，按规定销毁或封存。

第五条  印章丢失，印章管理和使用部门须及时以书面材料形式向综合事务部通报，经声明作废后，可以按规定程序提出申请经批准后重新刻制印章。

第六条  学院印章正式启用前，在综合事务部备案留下印模，并经学院委托综合事务部发布启用印章的通知后，方可正式启用。若有旧印章，则宣布停止使用。

第七条  销毁或封存印章，应有监印员登记造表，留取印模，报给综合事务部主任审批后，方可销毁或封存；登记表格和留取的印模必须存档。

印章销毁由两人监销。

 

第三章  印章的保管与使用

 

第八条  学院印章（含学院钢印）、院长签字章、学院党委印章，由综合事务部统一管理，专人负责保管和使用，严格用印手续。

学院部门印章、业务专用章，由各部门负责人指定专人保管和使用印章。

第九条  印章管理人员接收新印章前，由综合事务部统一备案，并办理登记或移交登记手续。

第十条  印章管理人员必须政治素质高、保密观念强，要坚持原则，富有责任心。印章保管场所必须安全可靠。

印章保管人员因特殊情况离岗超过一日以上的，由部门负责人代管或指定其他人员代管，并办理交接手续，不可私自委托他人代管。

第十一条　学院印章不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章，应征得学院领导同意，填写《广东碧桂园职业学院印章外借使用审批表》，并派印章管理人员携带前往用印现场监章。

第十二条  学院印章使用的范围和程序：

（一）以学院行政名义上报、下发的正式文件用印，在送院领导签发前须经综合事务部核稿编号；以学院党委名义上报、下发的正式文件用印，在送院党委领导签发前须经综合事务部核稿编号。上行文、平行文、下行文，由学院党政主要领导或分管院领导审阅签发后，方可用印。

（二）各类上报材料，经有关部门负责人审核，由学院党政主要领导或分管院领导审阅、签字后，方可用印上报。

（三）以学院名义制发的各类证书、证件、奖状等，须经承办部门造册、编号、负责人审核，由分管院领导审阅、签字后，可一次性加盖学院印章或学院钢印。

（四）补办毕业证证明书、学生证，须经教学科研事务部或学生事务部审核，综合事务部复核后，方可用印。

     (五) 各类合同、协议书、意向书、备忘录、鉴定证书、聘书等，须经承办部门负责人审核签名，由学院党政主要领导或分管院领导审阅、签字后，方可用印。

（六）申报科研项目（课题）、科研成果、科研奖励及专利申请等，由教学科研事务部统一造册审核，报分管院领导审阅、签字后，方可用印。

（七）办理设备与物资申请等各种手续，由学院财务部门负责人审核，报分管院领导审核后，方可用印。学院财务印章的使用和管理，由财务部门按照国家有关财务法规和学院有关财务管理规定执行。

（八）各类常规性部门报表，由部门负责人审核签名，分管领导审阅、签字后，方可用印。

（九）毕业证书等复印件，需加盖学院印章时，须持证书原件，经教学科研事务部或学生事务部核查，部门负责人签字，综合事务部复核后，方可用印。

（十）出差介绍信，须经所在部门负责人签署意见，综合事务部复核后，方可用印。

（十一）各类证明，须经所在部门签署意见，有关部门审核，分管院领导审阅、签字后，方可用印。

（十二）其他特殊情况，须经院领导签字后，方可用印。

凡涉及学院重大利益的、对学院发展有影响的材料，须经学院董事长和院长审批后，方可用印。

第十三条  下列情况之一的，印章管理人员不得用印：

（一）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

（二）未经单位或部门负责人签发批准的文件、材料；

（三）非本校教职工或与本校工作、业务无关的文件、材料；

（四）空白纸张、空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

第十四条  印章的使用，须按管理权限审批，审批人承担相应责任。印章管理人员用印时，必须审核用印内容，检查审批手续，发现审批手续不全或批准权限不当，应拒绝用印。

第十五条  所有用印材料，均应保留院领导签批的原稿或复印件存档备查，并做好用印登记工作。

第十六条  严格控制学院印章（含学院钢印）的使用范围，凡使用部门印章或有关专用章可以办理的事项，不得使用学院印章。部门印章不作对外联系工作使用。

第十七条  所有用印须在《广东碧桂园职业学院用印审批登记表》中载明，以作备案、查询。

第十八条  用印须规范、端正、清晰，做到上不压正文，下压成文日期。

第十九条  印章使用必须建立用印登记制度，并分类保存好审批表及登记本，按年度交给综合事务部档案室归档。

 

第四章  附则

 

第二十条  凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者，将追究保管者和部门负责人的责任。凡因非法、越权使用印章造成法律纠纷、经济损失和声誉毁损的，学院将视其情节依法对本部门直接负责的主管人员和其他直接责任人员追究行政责任、经济责任及其他法律责任。

第二十一条  本规定由学院综合事务部负责解释。

第二十二条  本规定自颁布之日起实施。