第一章 总 则
第一条 为了加强广东碧桂园职业学院（以下简称“学院”）档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥好档案为学院教育事业的各项工作提供服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）及其它法律法规，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 本办法中所称的档案，是指学院在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学院一项重要的基础性工作，也是衡量和评估学院教学质量和管理水平的重要指标。要加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学院整体工作之中。
各部门必须重视学院档案工作，切实把档案工作纳入本部门各项管理工作之中。按照档案管理办法，做好档案的收集、整理、移交等工作。
第二章 工作机制及机构设置、人员配备
第四条 学院设立综合档案室，隶属学院办公室，是永久保存和提供利用学院各类档案的职能管理部门。
第五条 学院档案工作由院长领导，在学院办公室主任指导下,由综合档案室行使职能。其他院领导负责检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、归档和移交工作。
第六条 综合档案室的主要工作职责：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策，负责规划、协调全院档案工作。
（二）制订学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管学院各类档案及有关资料。
（四）组织实施学院档案的信息化建设，负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。
（五）开展档案开发和利用，编制必要的检索工具和参考资料，提供档案利用信息资源，为学院各项工作做好服务。
（六）做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作，维护学院档案的完整与安全。
（七）对学院各部门的归档工作进行指导、监督和检查，对各部门兼职档案员进行业务培训工作。
（八）参加档案业务学习、学术研究和交流活动。
（九）围绕学院中心工作，服从服务于学院发展大局。
第七条 综合档案室配备专职档案管理员一名。学院各部门确定一名领导分管本部门的档案工作，并指定一名兼职档案人员负责本部门档案材料的收集、整理、保管和移交工作。
第八条 学院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第九条 综合档案室工作人员属档案专业技术人员，按档案专业技术职务聘任，享受学院管理人员同等待遇。
第十条 学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
第三章 档案管理
第十一条 学院各部门在工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，均由学院综合档案室集中统一管理，以确保学院档案的完整、准确、系统、安全，便于档案信息资源的开发利用和共享。
综合档案室对档案进行科学分类、编号、排列、上架，编制适合现代化管理需要的检索工具，实行计算机管理，提高科学管理水平和服务质量。
第十二条 档案室要不断建立、健全学院档案工作制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识。
第十三条 学院对所有纸质档案材料和对应的电子档案材料同步归档。根据学院实际情况，确定归档范围共分为11个类别：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、出版类、外事类、财会类、声像类、实物类。
各类文件材料的归档范围：
（一）党群类
主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表，上级机关与学院关于党务管理等方面的文件材料。
（二）行政类
主要包括学院行政管理工作方面的各种规章制度、会议文件、会议记录和纪要、学院规划、大事记，各部门的工作计划、总结，以及人事、监察、武装保卫、总务、图书、档案等工作的相关材料；上级机关与学院关于行政和人事管理方面的文件材料。
（三）教学类
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动形成的文件材料，按《高等学校教学文件材料归档范围》（教办字〔1987〕16号)执行。
（四）科研类
按《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
（五）基本建设类
按《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（六）仪器设备类
主要包括各种仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（七）出版类
主要包括学院自行编辑出版的院报、刊物、书籍以及出版物的审稿单、原稿、样书等。
（八）外事类
主要包括学院派遣有关人员出席国际学术会议（含在国内、校内举行的）、出境考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学院聘请的境外专家、教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学等的材料；学院授予境外人士名誉职务、称号等的材料。
（九）财会类
按《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
（十）声像类
主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有关的有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件，具体范围包括：照片、录音、录像、光盘等。
实物类
主要包括上级领导来院视察、检查、指导工作和知名人士参观来访的题词、题字等手迹材料；学院和个人参加国际、国家、省、市级重大赛事获得的各类奖品（奖状、奖章、奖牌、奖杯、锦旗、证书等）；有保存价值的赠品、礼品、纪念物品；学院著名教师在工作中产生的实物作品等。
第十四条 学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学院各部门负责档案工作的兼职档案员应按归档要求，组织本部门的教学、科研和管理人员对已办理完毕的文件按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料及时进行整理，交本部门兼职档案员检查合格后向学院综合档案室移交。
综合档案室按照《普通高等学校档案实体分类方法》 《高等学校档案工作规范》，以便于保管、方便利用为原则，对接收的档案进行分类、编号、排列和保管。
第十五条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
第十六条 档案材料归档和移交
（一）归档时间
⒈党政类和按自然年度归档的文件材料，于次年6月底前将文件材料整理归类后移交归档；
⒉教学类和须按教学年度归档的文件材料，于次学年即每年11月底前完成移交归档；
⒊科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后3个月内按要求整理好移交归档；
⒋财会类档案实行隔年移交制，在会计年度终了后，由财务部门整理，立卷存放本部门保管1年，期满后于6月份前向档案室移交；
⒌声像类档案在声像制作（如照片、光碟、录音、录像）完成后2个月内整理好，每件附加文字说明（内容、时间、地点、人物和制作者），登记后向档案室移交。
（二）移交接收
1.综合档案室接收档案时，根据移交部门提供的档案目录，与移交人共同清点，对机密、绝密文件要逐页清点，经核对无误方可办理签收手续。移交目录单一式两份，移交部门和综合档案室各存一份备查。
2.凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝接收，并限期补交。
第十七条 凡由学院与其它单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位保存与自己承担任务中形成的档案复制件。
第十八条 综合档案室按照国家档案局公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合学院实际，确定各类档案材料的归档范围和保管期限。
第十九条 为加强对有价值的档案进行保护和管理，对保管期限已满的各类档案，必须坚持全面的、历史的观点，有计划地进行鉴定工作。
档案鉴定时，应在学院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同鉴定，对保管期限到期的档案提出销毁或延长保管期限的具体意见。
对于需要销毁的档案，必须登记清册，报主管档案工作的学院领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，任何单位和个人不得销毁任何档案。
档案销毁实行2人以上监销制，监销人要在销毁清册上签字。销毁清册由综合档案室立卷保存。
第二十条 学院档案原则上由综合档案室统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。学院教职工在从事教学、科研、管理等职务活动中所形成的各种载体形式的档案材料，应按照规定及时移交归档，任何个人不得据为己有。
个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十一条 学院档案室要建立健全档案库房安全管理制度，做好档案“八防”等档案日常实体的保护工作，学习和改进先进的档案保护技术，定期对库存档案作安全检查，发现有破损或字迹褪色的档案应及时进行修复和复制，对破损或褪色的重要档案，修复后还应进行档案数字化，加工成电子档案保管。遇有特殊情况立即向领导报告，及时妥善处理。
第二十二条 档案工作人员要定期对档案数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计，建立档案统计、检查制度。
第四章 档案的开放和利用
第二十三条 学院综合档案室必须严格贯彻执行档案保密制度，在确保档案安全的前提下，按照国家有关规定，向全院以至社会开放属于开放范围的档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。
第二十四条 属下列情况之一的档案不对外开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第二十五条 学院综合档案室保存的档案原则上仅供本院师生查阅，教职工和学生需要查阅档案的凭个人相关证件、学生证（已毕业学生凭个人身份证或其它有效证件）办理。外单位或个人如确有需要查阅，须持有单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，方可查阅已开放的档案。
第二十六条 综合档案室应严格审查查阅人员资格，并办理查阅手续。查阅人员原则上只能查阅本人承办工作范围的档案，学生仅可查阅本人在学校期间形成的档案（不含个人人事档案）。不属于原文件规定的阅读范围人员需查阅有关文件时，须经档案形成部门领导批准同意方可查阅。
第二十七条 除经学院领导批准外，一般人员不得查阅党政会议记录。
第二十八条 重要的、珍贵的档案资料一般不提供原件使用，如特殊需要，须经学院办公室主任同意。
第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经学院办公主任批准。涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或档案形成者同意，必要时报请主管院领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，须经学院保密工作部门批准。
第三十条 利用者应对档案的安全、保密和完整负责，不得随意拆卷、涂改、损毁或转借他人。
第五章 条件保障
第三十一条 学院档案工作所需经费列入学院预算，统筹解决。学院为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的必要设备设施，以保证档案工作的需求和档案信息化建设的开展。
第三十二条 学院应充分考虑档案事业的发展规模，本着方便利用、安全保管、有利发展的原则，为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。涉密档案和实物档案应设立专柜保管。
第六章 奖励与处罚
第三十三条 学院对在档案工作中做出突出贡献的单位或个人给予表彰与奖励。
第三十四条 对有违反《中华人民共和国档案法》行为的单位或个人，学院将依规给予处分；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
第七章 附 则
第三十五条 本办法自公布之日起施行。